Ik begin dit artikel met het verhaal van de postbode en de bankdirecteur. Een herkenbaar verhaal. Iedere dag loopt de postbode zijn ronde en komt langs het huis van de bankdirecteur. Een statig huis met een mooie tuin. En iedere dag doet de postbode wel een paar brieven in de brievenbus aan het hek. 

De postbode kent de bankdirecteur persoonlijk. Komen ze elkaar op straat tegen, dan groet hij hem hartelijk met een knikje. Alleen op woensdagavond spreekt hij de directeur aan met de voornaam. Dan zitten ze naast elkaar achter de lessenaar en spelen ze trompet bij de muziekvereniging. Die avond delen de postbode en de bankdirecteur hun liefde en passie voor muziek. Dan zijn het Willem en Kees. Na afloop drinken ze een biertje aan de bar en hebben ze het er nog even over. De volgende ochtend begint Willem weer aan zijn ronde en gaat Kees naar de bank. 

De vereniging
Het verhaal van de postbode en de bankdirecteur is tekenend voor de samenstelling van een ledenbestand van een gemiddelde vereniging. Het is de gedeelde passie en interesse die een verscheidenheid aan mensen bij elkaar brengt. Achter de muzieklessenaar, op het voetbalveld of in de sporthal vervaagt alles. Dan is iedereen gewoon lid van de club. En zo hoort het ook. 

Toch wordt onderschat hoe de persoonlijke voorkeur en de professionele achtergrond van leden resoneert in een vereniging. Ben je van nature assertief of ben je meer terughoudend? Werk je graag samen of liever alleen? Ben je een leidinggevend type of meer meegaand? Werk je in de non-profit sector of heb je juist een zeer commerciële baan met veel targets? Noem maar op.

Leden hebben niet voor niets gekozen voor een bepaalde professie. Daar voelen ze zich prettig bij. Naast kennis, kunde en ervaring nemen ze ook persoonlijke voorkeuren mee de vereniging in.

Het probleem
Te veel postbodes in een vereniging of te veel bankdirecteuren maakt dat een vereniging uit balans is. Er worden te weinig of geen beslissingen genomen tot te snel beslissen waardoor je draagvlak mist. Moet er veel vergaderd worden en moet iedereen zijn zegje kunnen doen? Tot de uitspraak ‘we zijn geen bedrijf waar de baas even de beslissingen neemt’. De leden uit de publieke sector voelen zich niet gehoord en gezien en de leden uit de private sector worden kribbig omdat het niet opschiet en er geen besluiten worden genomen. Zo krijg je gedoe in je club.

De oplossing
Zorg ervoor dat je weet wie je leden zijn. Wat hun karakteristieken en behoeften zijn en hoe zij graag kunnen en willen bijdragen aan de vereniging. Maak daarom een inventarisatie van je ledenbestand aan de hand van demografische kenmerken. Hoe is bijvoorbeeld de verdeling in:
– Leeftijd?
– Geslacht?
– Woonplaats?
– Duur lidmaatschap?
– Niveau hafabra?
– Type instrument?
– In opleiding/ ervaren?
– Spelen/ niet spelend lid?
– Gevolgde opleidingen?
– Werkachtergrond?
– Werkend/ gepensioneerd?
– En zo verder… 

Resultaat
Een analyse van de demografische opbouw van het ledenbestand geeft je inzicht in de stand van zaken. Ontleen daar geen oordeel of vooroordeel aan. Het is zoals het is. Alleen al het constateren en erkennen van de uitkomst ervan, maakt veel zaken inzichtelijk en daardoor bespreekbaar. Ook geeft de uitkomst je inzicht in het reilen en zeilen van de vereniging. Kwartjes kunnen vallen waarom sommige zaken heel soepel verlopen en andere zaken juist niet.

Voorbeeld
Een oververtegenwoordiging van leden uit een bepaald werkveld kan ervoor zorgen dat je lastig aan nieuwe bestuursleden komt. Iedereen wil zich heel graag inzetten voor de vereniging, maar een bestuursfunctie vervullen is net een stap te ver. Te veel verantwoordelijkheid, geen vertrouwen in eigen expertise, gebrek aan bestuurlijke ervaring en zo verder. Kijk dan of je een bestuursfunctie ook kunt invullen in de vorm van bijvoorbeeld commissie. Die stap is veel kleiner om te zetten. 

Folders flyeren
Terug naar de postbode en de bankdirecteur. Hoe komen zij tot hun recht in de vereniging. Hoe kunnen zij gelijkwaardig bijdragen? Maak gebruik van ieders kennis, kunde en ervaring. Maak gebruik van bestaande netwerken en faciliteiten, ook de persoonlijke netwerken van leden. Moet er bijvoorbeeld een folder geprint worden voor een concert? Vraag het de bankdirecteur. Moet de folder verspreid worden? Vraag het de postbode.

Met dank aan:
• Berend Rubingh | Back2Basics. De kracht van verenigen | ISNB 978.90.5472.412.1
• En andere (online) publicaties en artikelen over onderwerp