Elk systeem is in balans als ieder lid de plek heeft die hem toekomt en de verantwoordelijkheden op zich neem die daarbij hoort. Dat is het uitgangspunt. In een familie is dat helder: Grootouders gaan voor ouders en die gaan weer voor de kinderen. Organisaties hebben vaak een heldere hiërarchische structuur. Denk aan het leger met alle rangen en standen. Maar hoe zit dat bij verenigingen? Iedereen is toch voor 100% lid en gelijkwaardig?

Systemisch spreek je over ordening. Een ordening (lees rangorde) van leden, maar ook de ordening (lees prioritering) van werkzaamheden en activiteiten. Een goede ordening is een vereiste voor een harmonieuze en succesvolle samenwerking van de leden. En de ordening kan niet zomaar worden veranderd. Dit artikel gaat over de hiërarchische ordening van de verschillende functies in een vereniging.

Ordening en hiërarchie
Ordening is wat anders dan hiërarchie. Hiërarchie is meer een begrip dat men gebruikt bij organisaties. De ene laag staat boven de andere laag. Vaak is dit uitgewerkt in een organogram en zie je ook terug in functie- en salarisschalen. 

Ordening is een systemisch begrip. Het gaat bijvoorbeeld over hoe leden in een vereniging naast elkaar kunnen staan en elkaar kunnen aanvullen om zo de vereniging laten floreren. Hoe kan de kracht van de leden ingezet worden om de club mooier, beter en toekomstbestendiger te maken. 

Mandaat
Hoe komen ordening en hiërarchie samen in de vereniging. Dat heeft betrekking op het vlak van invloed. Wie bepaalt er binnen de club wat er gebeurt? Wie heeft het voor het zeggen? Wie heeft het mandaat van de leden gekregen om de beslissingen te nemen en knopen door te hakken? 

In een vereniging bepalen de leden samen de koers van de club. Ze kiezen een bestuur en dit bestuur zorgt voor de dagelijks gang van zaken binnen de vereniging en vertegenwoordigt de vereniging tegenover derden. Daarnaast zijn er vaak commissies die van alles organiseren en uitvoeren. Denk aan een commissie communicatie, commissie facilitair, commissie muziek, commissie evenementen en natuurlijk onze commissie bar. Wellicht organiseer je projecten, dan heb je ook nog projectleiders. Ga zo maar door.

In een Algemene Ledenvergadering geven leden hun mandaat aan andere leden om de betreffende functies te kunnen vervullen. Je accepteert als lid hiermee dat andere leden bepaalde taken en verantwoordelijkheden dragen en jij niet. 

Hiërarchisch iedereen op de plek
Hoe zet je dan de leden op de juiste plek? Wat is de hiërarchische rangorde van je vereniging? En is er nog een ordening binnen de rangorde? 

• Op de eerste plaats komen die functies het mogelijk maken dat de vereniging überhaupt bestaat. Dit zijn vaak strategische posities. Direct denk je dan aan het bestuur: een voorzitter, penningmeester en secretaris. 
• Vervolgens komen de functies die het doel van de vereniging realiseren/ organiseren. Dit zijn vaak functies op tactisch niveau. Denk hierbij aan coördinatoren van commissies, projectleiders, en zo verder. 
• Daarna komen functies die noodzakelijk zijn om de vereniging te kunnen laten functioneren. Dit zijn vaak functies op operationeel niveau. Dan heb je het bij een muziekvereniging over de muzikanten.
• Tot slot komen de ondersteunende functies die ervoor zorgen dat alles binnen de vereniging op rolletjes verloopt. Denk hierbij aan alle inzet door vrijwilligers.

Binnen deze hiërarchische rangorde kun je ook weer een ordening aanbrengen. Zo kun je je afvragen: gaat de penningmeester voor de secretaris, of wellicht zelfs voor de voorzitter. IJkpunt: wie draagt het meeste bij aan het succes, het bestaan en voortbestaan van de verenging? 

Voorbeeld uit de praktijk
Terug naar de Commissie Bar. Anneloes is de coördinator van de Commissie Bar. Ze werkt in de horeca en heeft dus ervaring met eten en drinken. In de commissie zitten verder Bart, Frank, Els en Dinie. 

De coordinator Commissie Bar is verantwoordelijk voor de inkomsten en uitgaven, inkoop en verkoop, de planning en organisatie van de bar. Een belangrijke functie omdat de winst uit de bar een belangrijke bijdrage levert aan de begroting van de vereniging. 

Anneloes is best druk op haar eigen werk en werkt onregelmatig. Hierdoor is ze niet altijd beschikbaar voor de vereniging. Gelukkig is Els handig met het maken van de planning en doet Bart vaak de bestellingen. En Dinie…, die is er altijd. Afgelopen week draaide Anneloes zelf weer eens een bardienst. Direct wordt er geklaagd door een lid: waarom schenk je een andere rode wijn? Die andere was veel lekkerder. Nieuwe wijn??? Ook bestelde iemand nacho’s met kaas en zure room. Sinds wanneer hebben we die??? Toen liep één van de leden door naar de keuken om zelf de bitterballen te gaan bakken. Hè??? Wat gebeurt hier allemaal? Anneloes ging die avond in verwarring naar huis. 

Hiërarchische rangorde zoek
Het bovenstaande voorbeeld uit de praktijk is heel herkenbaar voor veel verenigingen. We spreken iets met elkaar af, geven elkaar daarvoor een mandaat en daarna doet iedereen ‘gewoon’ wat. Bewust? Nee, vaak vanuit een groot hart voor de club. Maar het leidt wel tot ondermijning van functies, taken en verantwoordelijkheden. En… vergeet daarbij niet wat het met het betreffende lid zelf doet. Die voelt zich persoonlijke aangesproken, niet serieus genomen, niet gewaardeerd waardoor de betrokkenheid en inzet voor de vereniging snel afneemt. Als het heel erg uit de hand loopt raken leden zelfs beschadigd. De stap voor Anneloes om het bijltje erbij neer te gooien is heel dichtbij. Kan de vereniging weer zoeken naar een nieuwe coördinator Commissie Bar. 

De oplossing
Zorg er als vereniging voor dat je heldere taak- en functieomschrijvingen hebt. En dat je deze ook goed communiceert met de leden. Wie doet wat, is waar verantwoordelijk voor en heeft welk mandaat. Het gaat hier niet over baasje spelen over … maar over commitment. Alleen zo schep je duidelijkheid en zorg je voor een hiërarchische ordering. Ook geven heldere taak- en functieomschrijvingen je de handvatten om met elkaar te evalueren. Waar moeten we mee stoppen, wat goed gaat en wat beter kan in de club. Zo voorkom je ook dat leden zich persoonlijk aangesproken voelen in plaats van dat ze aangesproken worden op hun functioneren in een bepaalde functie. Goed voor de balans en harmonie in je vereniging en het zorgt ervoor dat leden beter met elkaar kunnen samenwerken. Vergeet niet: de vereniging, dat ben je samen!

In een ander artikel meer over taak- en functieomschrijvingen.

Met dank aan:
• Els van Steijn | De Fontijn. Maak wijze keuzes | ISBN 978.90.831041.4.0
• Jan Jacob Stam | Vleugels voor Verandering | ISBN 978.9077290.156
• Marlies Holitzka en Elisabeth Remmert | Systemische Organisatieopstellingen. Conflicten oplossen op het werk | ISBN 90.76771.56.1
• En andere (online) publicaties en artikelen over onderwerp